株主総会後に議案変更があった場合の議事録の作成について

◯事案の概要
株主総会後に議案変更があった場合の議事録の作成と定款変更議案の決議について

◯相談内容
株主総会後に、クライアントから「株主総会の招集通知に記載していた種類株式だけでなく、当初予定していなかった種類株式(仮にAA種株式とする)についても定款に規定したい」との連絡がありました。
この件については既存株主全員の同意があり、対象株主との合意書も準備できているが、議決権代理行使委任状にはAA種株式についての記載はない状況です。

総会の議案にAA種株式への転換の議案を付け加え、元々の総会予定日を開催日とする議事録を作成することは可能でしょうか。

◯菰田弁護士の回答
まず前提として、その株主総会ではAA種類株式の議案も出ていなければ決議もしていません。万が一総会の適法性を争われたら確実に負けるので、株主全員の合意があるからといって、この議事録をバックデートして作成することはNGと言わざるを得ません。

法的な正解として、以下のように回答しました。
・改めて総会を開催して、改めて議事録を作成する。
・改めて総会を行うものの、株主全員が同意しているため、書面決議(会社法319条)により決議を行い、実際には総会は開催しない。その上で議事録を作成する。

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